Ayrıntılı Hakem Süreci

HAKEM DEĞERLENDİRME SÜRECİ

Ege Tıp Dergisi / Ege Journal of Medicine, yayımlanan her makalenin bilimsel geçerliliğini, özgünlüğünü ve etik bütünlüğünü güvence altına almak amacıyla titiz, şeffaf ve çok aşamalı bir hakem değerlendirme süreci uygular. Süreç, Uluslararası Tıp Dergisi Editörleri Komitesi (ICMJE), Yayın Etiği Komitesi (COPE) ve Dünya Tıp Editörleri Derneği (WAME) önerileri doğrultusunda yürütülür.

1. Makale Gönderimi ve Ön Kontrol

Makaleler yalnızca DergiPark üzerinden elektronik olarak gönderilir. Editör ofisi, gönderimin eksiksiz olduğunu (ana metin, yazar bilgilerini içeren başlık sayfası, ilgili durumlarda etik kurul onayı, gerekiyorsa bilgilendirilmiş onam belgesi, benzeşim raporu, yazar katkı formu, yayın hakkı devir formu, vb) ve dergi yazım kurallarına uygun biçimlendirildiğini kontrol eder. Eksik gönderimler değerlendirme sürecine alınmadan sorumlu yazara düzeltme için iade edilir.

2. Benzerlik ve Bilimsel Bütünlük Taraması

Tüm makaleler intihal tarama yazılımıyla (örn. iThenticate) taranmalı ve başvuru sırasında benzerlik raporu sunulmalıdır. Belirlenen benzerlik eşiğini aşan yazılar, Yazım Kuralları doğrultusunda yazara iade edilir. Veri uydurma, mükerrer gönderim veya beyan edilmemiş önceki yayın şüpheleri derginin etik ihlal inceleme politikası kapsamında değerlendirilir; uygulanacak işleme inceleme sonucuna göre karar verilir.

3. Editör Bilimsel Ön Değerlendirmesi

Baş Editör veya ilgili alt uzmanlık alanına atanmış Alan Editörü, makalenin bilimsel sağlamlığını, özgünlüğünü, dergi kapsamına uygunluğunu ve yöntemsel yeterliliğini değerlendirir. Kapsam dışı olan, yeterli bilimsel değere sahip olmayan veya ciddi yapısal/etik eksiklik taşıyan makaleler bu aşamada, dış hakem sürecine gönderilmeden reddedilebilir. Bu aşama genellikle 1-2 hafta içinde tamamlanır. Baş Editör, editörler veya Yayın Kurulu üyelerinin yazar olarak bulunduğu makaleler, çıkar çatışması bulunmayan bir editör tarafından yürütülür; yazarlar, makalenin hakem bilgilerine ve karar sürecine erişemez. Bu ilke, bu tür makalelerden doğan her itiraz ve şikâyet için de geçerlidir.

4. Hakem Atanması

Bilimsel ön değerlendirmeyi geçen makaleler, ilgili alanda uzman bir Sorumlu Editöre atanır; bu editör konuyla ilgili klinik veya yöntemsel uzmanlığa sahip en az üç bağımsız dış hakem belirler. Hakemler, yazarlarla çıkar çatışması bulunmaması (yakın zamanda ortak yazarlık, kurumsal bağ veya kişisel ilişki olmaması) gözetilerek seçilir. Dış hakem değerlendirmesine alınan makalelerde karar öncesinde en az üç bağımsız dış hakemin değerlendirme raporu alınır. Daveti kabul etmeyen veya raporunu tamamlamayan hakemlerin yerine yeni hakemler görevlendirilir.

5. Değerlendirme Türü

Dergi çift-kör hakemlik uygular: süreç boyunca yazar kimlikleri ve yayın içinde adı geçen bağlı bulundukları kurum ile ilgili bilgiler hakemlerden, hakem kimlikleri de yazarlardan gizli tutulur. Yazarların gönderim sırasında makale dosyasını buna uygun şekilde anonimleştirmesi zorunludur. Makalenin bilimsel içeriğini destekleyen ek tablo, şekil, veri ve diğer ek materyaller de ana metinle birlikte hakem değerlendirmesine sunulur. Başvuru formları ve idari belgeler ise editör ofisi tarafından kontrol edilir.

6. İstatistiksel Editör Değerlendirmesi

Nicel veri analizi içeren makaleler, dış hakem değerlendirmesinden önce veya bu süreçle eş zamanlı olarak ayrıca bir İstatistik Editörü (veya biyoistatistik uzmanlığına sahip bir Sorumlu Editör) tarafından değerlendirilir. Bu değerlendirmede çalışma tasarımının ve örneklem büyüklüğü gerekçesinin uygunluğu, kullanılan istatistiksel testlerin doğruluğu, veri sunumunun (tablo, şekil, bildirilen p değerleri ve güven aralıkları) doğruluğu ve uygun olan makalelerde, biyoinformatik ve istatistiksel iş akışlarının geçerliliği incelenir. Önemli istatistiksel eksiklik saptanan makaleler, dış hakem sürecine geçilmeden veya süreç tamamlanmadan önce düzeltilmek üzere yazarlara iade edilir; İstatistik Editörünün yorumları hakem raporlarıyla birlikte yazarlara iletilir.

7. Hakem Değerlendirme Kriterleri

Hakemlerden şunları değerlendirmeleri istenir:

• Alana özgünlük ve katkı
• Bilimsel ve yöntemsel titizlik (çalışma tasarımı, kullanılan yöntemlerin uygunluğu, istatistiksel analiz)
• Sonuçların geçerliliği ve tekrarlanabilirliği
• Tartışma ve sonuç bölümünün uygunluğu ve bütünlüğü
• Etik uyum (etik kurul onayı, bilgilendirilmiş onam, veri koruması)
• Kaynakların niteliği ve güncelliği

Hakemler yapılandırılmış bir rapor ile birlikte şu önerilerden birini sunar: Kabul, Minör Düzeltme, Major Düzeltme veya Ret.

8. Sorumlu Editör Kararı

Sorumlu Editör, hakem raporlarını bütüncül biçimde değerlendirerek bir karara varır. Hakem görüşleri arasında karar vermeyi güçleştiren farklılıklar bulunması durumunda ek bir bağımsız hakem görüşü alınabilir. Karar, anonimleştirilmiş hakem yorumlarıyla birlikte sorumlu yazara iletilir. Standart ilk karar süresi hakemlerin atanmasından itibaren 4-6 hafta arası olması hedeflenmektedir. Hakem raporları makaleyle birlikte kamuya açık olarak yayımlanmaz.

9. Yazar Tarafından Düzeltme

Yazarlara, her hakem yorumuna madde madde yanıt vererek düzeltilmiş makaleyi sunmaları için 4 haftalık bir süre verilir. Düzeltilmiş makaleler mümkün olduğunca aynı hakemlere geri gönderilir.

10. Nihai Editör Kararı

Nihai kabul veya ret kararı, hakem raporları ve Sorumlu Editörün önerisi ışığında Baş Editör tarafından verilir; sınırda kalan veya tartışmalı vakalar Yayın Kurulu toplantısında görüşülür. Makalenin gönderildiği 3 bağımsız hakemden en az 2 benzer değerlendirme sonucuna göre kabul/ret/düzeltme nihai editor kararı verilebilir. Baş Editörün yazar olduğu veya çıkar çatışmasının bulunduğu makalelerde değerlendirme ve nihai karar, çıkar çatışması bulunmayan bağımsız bir editör tarafından yürütülür. Yazarlar, ret kararına bilimsel gerekçelerle yazılı itiraz edebilir. İtirazlar, derginin Şikâyet ve İtiraz Politikası doğrultusunda değerlendirilir.

11. Şikayet ve İtiraz Politikası

Ege Tıp Dergisi / Ege Journal of Medicine, editör kararlarına yönelik itirazları ve editör süreçleri ilgili şikâyetleri adil, şeffaf ve zamanında ele almayı taahhüt eder. Bu politika, Yayın Etiği Komitesi (COPE) kılavuzlarıyla uyumludur.

a. Editör Kararlarına İtiraz

Sorumlu yazar, ret kararına (masa reddi dahil) veya düzeltme sonrası verilen karara itiraz edebilir. İtirazlar, makale numarası ve başlığı e-postanın konu satırında belirtilerek, dergi editör ofisininin (egetipdergisi@gmail.com) adresine yazılı olarak iletilir. Bireysel editörlere veya hakemlere doğrudan yapılan itirazlar editör ofisine yönlendirilir. İtirazlar, karar bildiriminden itibaren 30 gün içinde yapılmalıdır.

İtiraz, ayrıntılı ve madde madde hazırlanmış bir gerekçe mektubuyla sunulmalıdır. İtirazlar, yazarın şu durumlardan birini veya birkaçını gösterebilmesi halinde değerlendirmeye alınır: hakem veya editör değerlendirmesinde olgusal ya da yöntemsel bir hata, çalışmanın tasarımının veya verilerinin yanlış anlaşılması, hakem yanlılığına veya beyan edilmemiş çıkar çatışmasına dair kanıt ya da makalenin ele alınışında usule ilişkin bir hata. Kararla yalnızca fikir ayrılığı veya sonuçtan memnuniyetsizlik yeterli gerekçe sayılmaz. İlk gönderimde yer almayan yeni veriler itiraz kapsamında değerlendirilmez; yeni makale olarak sunulabilir.

İtirazlar, Baş Editör tarafından, makalenin ilk değerlendirmesinde yer almamış başka bir editörle birlikte incelenir. Gerekirse, makaleyi daha önce değerlendirmemiş ek bir bağımsız uzmana danışılabilir.

Editör ofisi, itirazın alındığını 7 gün içinde teyit eder; sonuç, yazılı açıklamayla birlikte 30 gün içinde yazarlara bildirilir. Olası sonuçlar şunlardır: ilk karar korunur veya makale yeniden değerlendirilir. Yeniden değerlendirme kabul garantisi anlamına gelmez.

İtiraz kararı kesindir ve her karara yalnızca bir kez itiraz edilebilir.

b. Editörler, Hakemler veya Editör Değerlendirme Süreci Hakkında Şikâyetler

Yazarlar, hakemler, okurlar ve diğer paydaşlar; editör veya hakemlerin davranışı, gecikmeler, gizlilik ihlalleri, çıkar çatışması algısı veya editöryal sürecin herhangi bir yönüyle ilgili şikâyette bulunabilir. Şikâyetler, (egetipdergisi@gmail.com) adresine yazılı olarak, itiraz nedeninin açık bir tanımıyla ve mümkünse destekleyici belgelerle iletilmelidir.

Şikâyetin alındığı 7 gün içinde teyit edilir ve şikâyet gizlilik içinde ele alınır. Şikâyet, Baş Editör veya konuyla ilgisi olmayan, Baş Editör tarafından görevlendirilen bir editör tarafından incelenir; bu süreçte ilgili kişilerin görüşüne başvurulabilir. Şikâyet sahibine 30 gün içinde yazılı yanıt verilir; inceleme daha fazla zaman gerektiriyorsa tahmini süre hakkında bilgilendirilir. Etik ihlal veya dergi politikasına aykırılık saptanırsa, COPE kılavuzları doğrultusunda gerekli işlem yapılır; bu, makalenin başka bir editöre devredilmesini, bir hakemin ya da editörün süreçten çıkarılmasını veya konunun ilgili kurumsal makama iletilmesini içerebilir.

İtiraz veya şikâyet doğrudan Baş Editörle ilgiliyse (örneğin iddia edilen bir çıkar çatışması, uygunsuz davranış veya yazarın kendi makalesine ilişkin Baş Editör kararı), Baş Editör sürecin hiçbir aşamasında yer almaz. Bu durumda konu, çıkar çatışması bulunmayan başka bir Editör Kurulu üyesi tarafından ele alınır. Bu kişi vakayı bağımsız olarak inceler, gerekirse Yayın Kurulu üyelerine veya bağımsız uzmanlara danışır ve sonucu şikâyet sahibine yazılı olarak bildirir.

c. Gizlilik ve Kayıtlar

Tüm itiraz ve şikâyetler gizli tutulur. İtiraz sürecinde hakem kimlikleri yazarlara açıklanmaz. Editör ofisi, tüm itiraz ve şikâyetlerin, ele alınış biçimlerinin ve sonuçlarının kaydını tutar.

12. Kabul Sonrası Süreç

Kabul edilen makaleler İngilizce dil ve teknik son okuma, prova hazırlığı ve DOI ataması aşamalarından geçtikten sonra, sayıya resmi olarak dahil edilmeden önce çevrimiçi erken yayın (online-first) olarak yayımlanır.

Süreci Destekleyen Politikalar

• Çıkar çatışması: Yazarlar, hakemler ve editörler tarafından sürecin her aşamasında beyan edilir.
• Gizlilik: Değerlendirme aşamasındaki makaleler gizli belge olarak kabul edilir; hakemler yayımlanmamış verileri paylaşamaz, atıf yapamaz veya kullanamaz.
• Hakem tanınırlığı: Dergi, yıllık hakem listesini yayımlar ve ORCID / Publons (Web of Science Reviewer Recognition) kaydını teşvik eder.
• Yapay zekâ kullanımı: Yapay zekâ araçları yazar olarak gösterilemez. Yazar, hakem ve editörlerin bu araçları kullanımı, derginin Üretken Yapay Zekâ ve Yapay Zekâ Destekli Araçların Kullanımı politikasına tabidir.
• İtiraz ve şikâyetler: COPE kılavuzlarına uygun şekilde ele alınır.